MEMBUAT MAIL MERGE

Untuk membuat mail merge langkah pertama pilih menu mailings  Start Mail Merge  Step by Step Mail Merge.
Kemudian akan nampak halaman document seperti di bawah, pilih type document yg akan digunakan, setelah memilih klik link next :starting document yg berada di pojok kanan.
Karena sebelumnya document sudah terbuka maka pilihlah use the current document
klik Next untuk langkah ketiga yaitu memilih penerima surat.
Untuk memilih penerima surat Word menyediakan 3 pilihan jika sudah memiliki list penerima surat maka pilihlah Use an existing list atau jika list penerima terletak di outlook contacts maka pilihlah Select from outlook contacts, namun karena disini kita belum ada list penerima sebelumnya maka pilihlah Type a new list dan klik Create.
Maka akan muncul halaman seperti dibawah ini. Kemudian sesuaikan field yang akan digunakan dengan menekan tombol Customize Columns
Hapus semua field-field yang berada di menu field names kecuali field Title karena nanti kita akan gunakan field tersebut.
Tambahkan field Nama, Perusahaan, Alamat dan Kota dengan menekan tombol add kemudian ketik nama field lalu tekan tombol OK.
Masukkan data sesuai dengan field yang tersedia. Kemudian klik tombol Ok untuk menyimpan Address List ini kedalam format Microsoft office Addres List dan beri nama yang sesuai lalu klik tombol Save.
Pada kotak dialog mail merge recipients akan muncul list penerima undangan yg dibuat, klik tombol OK.
Klik next, untuk langkah selanjutnya yaitu menulis surat dengan menambahkan field yang dibuat sebelumnya.
Pada langkah ini sebelumnya tempatkan cursor dibawah kalimat Kepada Yth, kemudian klik menu more items, maka akan muncul kotak dialog Insert Merge Field lalu insert kan Tiap-tiap field tersebut ke dalam dokumen dengan menekan tombol insert.
Langkah ke empat kemudian klik next, untuk melihat semua surat yang telah tersusun dengan field data
Silahkan cek surat undangan kita di menu following, setelah selesai klik next untuk melanjutkan langkah selanjutnya
Pada langkah terakhir kita dapat mencetak atau mengedit surat undangan sesuai yg kita inginkan.